ESSAY PENGGADA DOKUMEN

Membuat Soal Adm. 

Perkantoran

1.    Mesin pengganda yaitu mesin yang digunakan untuk melipat gandakan dokumen. Mesin pengganda ada bermacam-macam, seperti Mesin Fotocopy. Apa yang dimaksud dengan Fotocopy?

Jawab : Fotocopy adalah proses membuat salinan dokumen dan gambar visual dengan cepat dan jelas.

2.   Didalam mesin fotocopy terdapat sistem-sistem untuk memfotocopy dokumen. Sebutkan dan jelaskan sistem-sistem yang ada di Mesin Fotocopy tersebut!

Jawab : a. Sistem Zoom/enlargement adalah sistem fotocopy yang dapat membesar hasil copy dari aslinya.

b. Sistem reduction adalah sistem fotocopy yang dapat memperkecil hasil fotocopy dari aslinya.

c. Sistem full size adalah sistem fotocopy yang sesuai/sama dengan aslinya.

d. Sistem automatic document feeder adalah sistem fotocopy yang dapat menyortir dan mengelompokkan dokumen hasil fotocopy dari dokumen yang berbeda berdasarkan nomor urut halaman.

3.   Mesin fotocopy juga memiliki teknik operasional. Teknik operasional dari mesin fotocopy melibatkan 3 bagian utama. Sebutkan dan jelaskan 3 bagian utama itu!

Jawab : 1) Bagian bak kertas kosong. Bagian ini adalah tempat/wadah untuk menaruh kertas kosong yang akan digunakan sebagai kertas hasil copy-an.

2) Bagian mesin pemroses. Bagian ini adalah foto dengan kekuatan sinar khusus dan alat elektronik dan terjadilah perekaman naskah.

3) Bagian bak penampung hasil. Bagian ini adalahtempat menaruh/menampung kertas hasil fotocopy-an.

4.   Selain mesin fotocopy, ada juga mesin pengganda lainnya yaitu mesin stensil. Apa yang dimaksud dengan mesin stensil?

Jawab : Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “Kertas Master” (Stensil sheet/sit stensil)

5.   Menurut cara kerjanya mesin stensil terbagi menjadi 2 macam, yaitu mesin stensil manual dan mesin stensil listrik. Jelaskan cara kerja dari masing-masing mesin tersebut!

Jawab : Mesin stensil manual cara kerjanya yaitu digerakkan dengan menggunakan tangan (engkol). Mesin stensil listirk cara kerjanya yaitu digerakkan menggunakan tenaga listrik.

6.   Didalam mesin stensil manual terdapat 11 komponen. Sebutkan dan jelaskan 3 komponen dari 11 komponen tersebut!

Jawab : -Baki kertas gunanya untuk menyimpan kertas yang akan diputar. -Rol pendorong kertas gunanya untuk menekan kertas yang ada dibaki kertas. –Pembungkus silinder/pembungkus gulungan gunanya untuk membungkus gulungan besar&kecil.

7.   Didalam mesin stensil manual terdapat komponen Baki kertas. Bagian-bagian apa saja yang terdapat pada baki kertas?

Jawab : Ukura kertas/skala, kunci pengepres kertas, dan pengepres kertas

8.   Selain mesin stensil manual, ada juga mesin stensil listrik. Mesin stensil listrik berfungsi untuk menggandakan warkat dengan sheet stensil. Apa saja keuntungan jika menggunakan mesin stensil listrik?

Jawab : -Hasil pengandaan tampak lebih bagus

-Pengoperasian mesin lebih mudah

-Tinta yang digunakan lebih irit

-Tenaga yang diperlukan lebih ringan

9.   Jika kita ingin menggandakan dokumen menggunakan mesin stensil kita memperlukan beberapa alat. Apa saja alat-alat yang diperlukan untuk penggandaan dengan mesin stensil?

Jawab : -Mesin stensil -Lembaran stensil –tinta stensil –kertas stensil

–Mesin tik/pena stensil(stylus) –Screen dan sablon

10.   Di dalam mesin stensil terdapat lembaran stensil. Lembaran stensil ini terbagi menjadi 3 bagian, yaitu lembaran induk, lembaran penguat, dan lembaran pelapis. Apa yang dimaksud lembaran induk?

Jawab : Lembaran induk adalah lembaran yang tipis & terbuat dari suatu bahan seperti karet yang berserat dan kuat.

11. Terbuat dari apakah lembaran penguat yang ada pada lembaran stensil didalam mesin stensil?

Jawab : Lembaran penguat terbuat dari kertas  yang agak tebal dan agak berminyak.

12.   Apa fungsi dari lembaran penguat yang terdapat pada lembaran stensil yang ada di mesin stensil?

Jawab : Fungsinya adalah menguatkan lembaran induk yang tipis.

13.   Jika Anda ingin menggandakan dokumen menggunakan mesin stensil. Dan apabila lembaran pelapis pada lembaran stensil terbuat dari karbon. Maka apa yang harus Anda lakukan jika Anda ingin mengetik dokumenn tersebut?

Jawab : Jika lembaran pelapis terbuat dari kerts karbon, maka kita harus tidak mengambil lembaran pelapis itu sebelum kita mengetik pada lembaran induk.

14.   Di kantor-kantor masih banyak menggunakan mesin stensil. Apa yang membuat mesin stensil ini masih digunakan dikantor-kantor?

Jawab : Karena mesin ini biayanya relatif murah dan hasilnya pun cukup baik & mempunyai kemampuan yang sedang.

15.   Selain mesin fotocopy dan mesin stensil, adapula mefsin pengganda lainnya seperti mesin risograf. Apa yang dimaksud dengan mesin risograf?

Jawab : Mesin risograf yaitu sebuah mesin yang dirancang dengan menggabungkan 3 teknologi dan menggunakan sistem cetak otomatis berkecepatan tinggi hingga 150 lembar tiap menit dengan biaya yang ekonomis.

16.   Mesin risograf sangat ideal untuk pekerjaan mencetak. Apa yang membuat mesin risograf cocok untuk pekerjaan mencetak?

Jawab : Mesin risograf ini menggunakan sistem cetak otomatis dengan berkecepatan 150 lembar permenit dan biaya yang ekonomis.

17.   Sebelum mengoperasikan mesin risograf ada beberapa alat dan bahan yang dibutuhkan. Apa saja alatdan bahan yang perlu disiapkan sebelum kita mengoperasikan mesin risograf?

Jawab : Tinta, master kertas, dan naskah.

18.   Sebutkan 3 keuntungan jika kita menggunakan mesin risograf!

Jawab : 1) Biaya operasional rendah 2) Biaya perawatan rendah 3) Tinta cepat kering

19.   Selain mesin fotocopy, mesin stensil, dan mesin risograf. Ada juga mesin pengganda lainnya seperti mesin scanner. Apa yang dimaksud dengan mesin scanner?

Jawab : Mesin scanner adalah sejenis mesin pengganda yang dapat menyalin ulang kembali berbagai proses, kondisi, atau keadaan fisik melalui pembuatan master sheet dengan cara merekam.

20.   Mesin scanner ini seperti mesin fotocopy yang dapat menyalin dokumen. Apa yang membedakan dari kedua mesin tersebut?

Jawab : Yang membedakannya yaitu letak hasil copy. Apabila mesin fotocopy hasil copy-an nya terdapat dibawah, sedangkan mesin scanner letak hasil copy-an nya ada disamping dokumen aslinya.

21. Selain perabot dan peralatan kantor, didalam kantor juga terdapat bahan ATK kantor. Apa yang dimaksud mengidentifikasi bahan ATK kantor?

Jawab : Mencatat dengan cara menganalisis peralatan yang dibutuhkan dikantor.

22. Didalam bahan ATK kantor terdapat kertas kraft. Kertas ini memiliki 4 kegunaan utama. Apa saja kegunaan utama dari bahan ATK kantor tersebut?

Jawab : -Kertas bungkus (warping)

            -Kantong (bag/sack)

            -Karung (shipping sack)

            -Berbagai fungsi “converting”

23. Bahan ATK kantor sangat bermacam-macam, sebutkan 3 bahan ATK kantor yang sering dipakai dikelas!

Jawab : Penggaris, tip-ex, dan penghapus.

24. Stapler sangat bermacam-macam. Berdasarkan bentuk kemampuannya, stapler dibagi menjadi 3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan stapler kertas kecil!

Jawab : Stapler kertas kecil yaitu stapler yang berukuran kecil dan kemampuan maksimum alat ini untuk menjepret kertas adalah 10 lembar.

25. Selain stapler kertasd kecil, ada juga jenis stapler yang lainnya. Seperti stapler kertas besar. Jelaskan apa yang dimaksud dengan stapler kertas besar!

Jawab : Stapler kertas besar yaitu stapler yang berukuran besar dengan kemampuan menjepret kertas sekitar 20-150 lembar. Stapler kertas besar ini digunakan untuk menjilid buku dan diktat.

26. Stapler digunakan untuk menyatukan kertas agar lebih rapih. Jelaskan bagaimana cara menggunakan stapler!

Jawab : 1. Istilah stapler dengan staples dengan posisi bagian ujung bawah.   2. Rapikan kertas yang akan dijepret lalu letakkan dipinggir kertas   3. Bagian alat terletak dibawah memiliki lekukan pelipat.

27. Pelubang kertas (perforator) memiliki fungsi yaitu untuk melubangi kertas. Berdasarkan fungsinya, pelubang kertas digolongkan menjadi 3. Jelaskan yang dimaksud dengan pelubang kartu!

Jawab : Pelubang kartu yaitu pelubang yang memiliki 1 lubang dan digunakan untuk melubangi kartu nama, kartu perpustakaan dan lain-lain.

28. Selain pelubang kartu, ada juga jenis pelubang kertas lainnya, yaitu pelubang ketas panjang. Apa yang dimaksud dengan pelubang kertas panjang?

Jawab : Pelubang kertas panjang yaitu pelubang yang memiliki 5 buah pelubang dan digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam binders ring.

29. Jenis pelubang kertas apakah yang memiliki 2 lubang? Jelaskan pula fungsinya!

Jawab : Pelubang kertas yaitu jenis pelubang kertas yang memiliki 2 lubang dan berfungsi untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam Map Snelhecter.

30. Peralatan kantor yang habis pakai sangat beragam. Sebutkan 3 peralatan kantor yang habis pakai yang terdapat dikantor dan jelaskan fungsinya!

Jawab : 1. Timbangan surat yaitu digunakan untuk menimbang surat dengan maksud menentukan biaya pengiriman.   2. Spindle File yaitu digunakan untuk menghimpun warkat dengan cara memasukkan warkat tersebut.   3. Cap tanggal yaitu digunakan untuk memberikan cap pada surat yang belum ditik secara langsung pada blangko atau formulir.

Nama       : Syafrilia Rizky N

Kelas       : X AP2

Tugas       : Membuat soal-soal essay tentang Peralatan Adm. Perkantoran

Sumber   : Modul (Bab 11)

Materi     : Prosedur pengadaan peralatan kantor

31. Bagaimanakah cara yang dilakukan untuk melakukan kegiatan identifikasi kebutuhan?

Jawab : Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih atau digunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan atau perlengkapan yang dibutuhkan.

32. Untuk menangani masalah peralatan atau perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah. Bagaimanakah langkah-langkah untuk penanganan perlengkapan kantor?

Jawab : 1. Pengadaan  2. Penyimpanan  3. Pengeluaran/pendistribusian

4. Pemeliharaan  5. Pengapusan

33. Langkah pertama dalam penanganan perlengkapan kantor yaitu pengadaan. Apa yang dimaksud dengan langkah pengadaan?

Jawab : Pengadaan yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan melalui pembelian, pembuatan, sendiri, menyewa/mengontrak, dan bantuan/sumbangan.

34. Langakh penyimpanan dalam penanganan perlengkapan kantor yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administrative maupun segi fisik. Apa yang dimaksud dengan segi administrative dan segi fisik?

Jawab : Yang dimaksud segi administrative adalah pencatatan ke dalam buku barang. Dan segi fisik adalah penyimpanan barang itu sendiri.

35. Langkah apa yang harus dilakukan apabila perlengkapan kantor sudah terlalu banyak yang tidak bisa dipakai didalam suatu gudang kantor? Jelaskan pula apa yang dimaksud dari langkah tersebut!

Jawab : Apabila perlengkapan kantor sudah terlalu banyak yang tidak bisa dipakai maka langkah yang harus dilakukan yaitu pengapusan. Pengapusan yaitu segala usaha yang dilakukan untuk meniadakan/mengapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

36. Untuk mendapatkan peralatan atau perlengkapan kantor yang kita butuhkan, maka kita harus mengikuti langkah-langkah permintaan peralatan/perlengkapan kantor. Apakah langkah pertama yang harus dilakukan dalam permintaan peralatan/perlengkapan kantor?

Jawab : Langkah pertama yaitu unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatn/perlengkapan kantor.

37. Didalam melakukan permintaan peralatan/perlengkapan kantor, bagian administrasi gudang harus meneliti baik luar maupun ke dalam. Apa yang dimaksud dengan meneliti ke luar dan ke dalam?

Jawab : Meneliti ke luar yaitu meneliti apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi. Meneliti ke dalam yaitu meneliti apakah barang yang diminta ada dalam gudang atau tidak.

38. Barang-barang perbekalan atau perlengkapan kantor baik yang ada didalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara. Sebutkan kriteria cara-cara pemeliharaan barang serta sebutkan macam-macam dari kriteria-kriteria tersebut.

Jawab : Cara-cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria-kriteria. Kriteria-kriteria tersebut yaitu 1. Menurut tempat barang, cara pemeliharaan barang dibagi 2 yaitu ada dalam gudang/persediaan dan ada dalam pemakaian.  2. Menurut jenis barang, cara pemeliharaan barang dibagi menjadi 2 yaitu barang bergerak dan barang tetap.  3. Menurut kurun waktu, cara pemeliharaan barang dibagi menjadi 2 yaitu rutin dan berkala.

39. Menurut tempat barang, cara pemeliharaan barang ada dalam gudang atau persediaan. Apa yang dimaksud dengan cara ada dalam gudang/persediaan?

Jawab : Ada dalam gudang atau persediaan dilakukan dengan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusak barang.

40. Menurut jenis barang, cara pemeliharaan barang terbagi menjadi 2 yaitu barang bergerak dan barang tetap. Barang tetap yaitu digunakan secara baik dan sesuai barang. Barang apa saja yang termasuk ke dalam barang tetap?

Jawab : Barang tetap seperti lampu listrik, kran air, stop kontak, dll.