Materi Teknologi Perkantoran
kelas X OTKP
JENIS- JENIS PEKERJAAN KANTOR MENURUT THE LIANG GIE
Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
1. Menghimpun
Menghimpun Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.
Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.
2. Mencatat
Mencatat Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.
Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.
3. Mengolah
Mengolah Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.
Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.
4. Mengolah
Mengolah Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll
5. Mengirim
Mengirim Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.
Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat
6. Menyimpan
Menyimpan Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan
7. Melakuan Komunikasi
Melakuan Komunikasi Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting
8. Menghitung
Menghitung Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan
9. Pekerjaan lainnya
Pekerjaan lainnya Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.
Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service
Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Typing (mengetik) = 24,6%
b. Calculating (menghitung) = 19,5%
c. Checking (memeriksa) = 12,3%
d. Filling (menyimpan) = 10,2%
e. Telephoning (menelepon) = 8,8%
f. Duplicating (menggandakan) = 6,4%
g. Mailing (persuratan) = 5,5%
h. Other (lain-lain) = 12,5%
Total = 100%
Peralatan kantor (office equipment/office supplies)
Pengertian peralatan kantor
Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha.
Menurut The Liang Gie, “Peralatan kantor (office supplies) adalah benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanaanya sehari-hari oleh pegawai tata usaha”.
Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “Peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan.” Jadi, peralatan atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu.
Dalam dunia perkantoran sangat dibutuhkan adanya kearsipan yang bertujuan untuk mempermudah pencarian kembali dokumen-dokumen yang sudah lama dan akan di pergunakan kembali.Pada kesempatan kali ini saya akan memposting tentang alat-alat kearsipan yang dilengkapi dengan gambar dan penjelasan secara lengkap.
1.Filing Cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci,tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet ke balakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
2.Map
Map yaitu sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat.
1. brief twine
yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak.
2. Snelhecter
yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.
3. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Arsip Berputar)
yaitu semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
4. Printer
Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer, baik berupa teks, gambar, tabel, atau foto.
adapun persiapan sebelum mencetak dokumen:
1.Pastikan printer terpasang dengan baik pada komputer
2.siapkan data yang akan di catak pada Ms.Word atau pada aplikasi lain
3.kemudian klik ctrl-P kemudian Print
5. Mesin Fotocopy
Mesin fotocopy adalah alat penggada dokumen yang dapat memperkecil dan memperbesar tulisan dalam dokumen yang telah di cetak.
mesin fotocopy dapat menggadakan dokumen dibawah 50 lembar.
di jaman modern sekarang, mesin fotocopy lebih canggih dan lengkap.
6. Mesin Laminating
Mesin laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastik atau film.
Mesin Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor.
Kecuali kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang berhubungan dengan pembuatan Kartu Identitas.
Misalnya untuk pembuatan KTP dan sebagainya.
Namun terkadang juga dokumen-dokumen lain yang dianggap penting dilapisi dengan plastik menggunakan alat ini.
SIKAP DUDUK YANG BENAR SAAT DIDEPAN KOMPUTER
Posisi Duduk yang Baik
1. Posisi paha sebaiknya horizontal sejajar dengan lantai tempat kamu bekerja.
2. Telapak kaki menapak ke lantai
3. Bantalan pada kursi sebaiknya da[at menopang punggung Kamu
yang bawah, sehingga punggung dapat tetap tegak.
4. Jangan menggunakan posisi duduk yang sama saat Kamu bekerja
terlalu lama, ubahlah sesekali.
5. Jangan membungkuk, rileks dan nikmati.
Posisi Monitor yang Tepat
1. Usahakan tidak ada penghalang antara mata dengan monitor
yang dapat menyebabkan monitor tidak dapat dilihat dengan
baik.
baik.
2. Atur kecerahan dan ketajaman gambar sesuai dengan kebutuhan
mata Kamu.
3. Posisi monitor jangan sampai memantulkan cahaya yang dapat
menggangau konsentrasi Kamu saat berada di depan layar
4. Atur posisi monitor sejajar atau sedikit dibawah mata.
Posisi Meja Komputer
1. Taruhlah keyboard dan mose dengan posisi yang dapat membuat
lengan Kamu rileks
2. Usahakan posisi meja dengan siku membentuk sudut 90 derajat
3. Pada saat mengetik usahakan posisi lengan Kamu pada posisi
yang tepat dan dapat menjangkau mouse
| Karakter | Jari | Karakter | Jari | Karakter | Jari | ||
| A | kelingking kiri | 0 | kelingking kanan | 3 | tengah kiri | ||
| B | telunjuk kiri | 1 | kelingking kiri | 1 | kelingking kiri | ||
| C | tengah kiri | 2 | manis kiri | ||||
| D | tengah kiri | 3 | tengah kiri | ||||
| E | tengah kiri | 4 | telunjuk kiri | ||||
| F | telunjuk kiri | 5 | telunjuk kiri | ||||
| G | telunjuk kiri | 6 | telunjuk kanan | ||||
| H | telunjuk kanan | 7 | telunjuk kanan | ||||
| I | tengah kanan | 8 | tengah kanan | ||||
| J | telunjuk kanan | 9 | manis kanan | ||||
| K | tengah kanan | ||||||
| L | manis kanan | ||||||
| M | telunjuk kanan | ||||||
| N | telunjuk kanan | ||||||
| O | manis kanan | ||||||
| P | kelingking kanan | ||||||
| Q | kelingking kiri | ||||||
| R | telunjuk kiri | ||||||
| S | manis kiri | ||||||
| T | telunjuk kiri | ||||||
| U | telunjuk kanan | ||||||
| V | telunjuk kiri | ||||||
| W | manis kiri | ||||||
| X | manis kiri | ||||||
| Y | telunjuk kanan | ||||||
| Z | kelingking kiri | ||||||
PERALATAN KEARSIPAN
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuar seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain:
1. Sebagai saran penyimpanan arsip,
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut:
1. Filling Cabinet
Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang teridiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet ke belakang. Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tiak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik adalah dari logam, karena lebih kuar.
2. Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map
4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.
5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
a. Stopmap folio,
yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b. Map snelhecter,
yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
d. Hanging folder,
yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6. Guide
Guide, yaitu lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:
a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau a4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut:
a. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).
c. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.
7. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
8. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan stapler berbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kamampuannya, supaya daya lentur per tetap kuar. Jika terjadi kemacetan di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat popular sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi karti perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:
a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.
c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.
10. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut:
a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari 6 digit
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tampat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut:s
a. Beri tinta pada bantalan huruf.
b. Atur nomor awal.
c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.
11. Kotak/box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).
12. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).
13. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk member judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.
14. Tickler File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan tunuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagain dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
15. Cardex (Card Index) Cabinet
Cardex (Card Index) Cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardes terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
16. Alat Penyimpan Khusus
Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan perkembangan teknologi. Bahkan ada pula alat penyimpan data yang berada di dunia maya seperti GOOGLE DRIVE
Rabu, 08 Juni 2016
PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
A. Pengertian Teknologi Perkantoran
Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia.
Teknologi perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan tugasnya dalam kegiatan administrasi ( Tedja Purnama, 1989;1). Kegiatan tersebut antara lain seperti mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.
Dari pengertian diatas kita dapat mengetahui bahwa teknologi perkantoran berkaitan dengan penggunaan peralatan dan mesin mesin atau teknologi untuk membantu manusia dalam melaksanakan perkerjaan administrasi yang dilakukan dikantor.
B. Perkembangan Teknologi Perkantoran dan Pengaruhnya
Peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu. Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya.
a. Dampak positif terhadap ketenagakerjaan yaitu:
· Peningkatan mutu tenaga kerja
· Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
· Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
· Meringankan tanaga dan pikiran pegawai
· Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu
· Mempercepat penyelesaian pekerjaan
· Mempermudah menyelesikan pekerjaan
· Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
· Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan
· Memenuhi standar mutu tertentu
· Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor
b. Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :
· Megurangi penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran
· Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu
· Menimbulakan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan
· Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya
· Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.
OTOMATISASI PERKANTORAN
A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada orang yang berbeda di dalam maupun diluar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikkan proses pelaksanaan pekerjaan. Otomatisasi merupakan penggunaan mesin-mesin untuk menjalankan tugas fisik perkantoran yang dilakukan oleh manusia.
B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan dikantor
3. Otomatisasi memberikan kemampuan Pemecahan masalah kelompok
4. Otomatisasi adalah pelengkap dalam perkantoran, bukan pengganti
5. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan
6. Meminimalkan biaya dan waktu
7. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
C. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
1. Word Processing
Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
2. Electronic Mail / E-mail
Electronic Mail dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvesional.
3. Voice Mail
Voice Mail hampir sama dengan Electronic Mail. Perbedaannya ketika akan mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.
4. Electronic CalendaringElectronic Calendaring merupakan penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
5. Audio Conferencing
Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi.
6. Video Conferencing
Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
7. Computer Conferencing
Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
8. Facsimile Transmission
Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.
9. Video Text
Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt.
10. Image Storage and Retrieval
Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
11. Desktop Publishing
Desktop Publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter
D. Fasilitas Dalam Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
Teknologi Perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu :
§ Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
§ Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.
b. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya, yaitu :
§ Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
§ Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.
c. Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu :
§ Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
- Mesin tulis - Mesin dikte
- Mesin tulis - Mesin dikte
- Mesin penomor - Asahan pensil
E. Kelebihan dan Kekurangan Penggunaan Otomatisasi Perkantoran
a. Kelebihan Penggunaan Otomatisasi Perkantoran
ü Meningkatkan Produktifitas Kerja
ü Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga
ü Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat
b. Kerugian Penggunaan Otomatisasi Perkantoran
ü Menjadi Ketergantungan akan teknologi
ü Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system OA
ü Banyaknya ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia
VIRTUAL OFFICE ( KANTOR MAYA)
A. Pengertian Virtual Office
Kemampuan OA untuk menghubungkan orang secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan di manapun saat itu pegawai berada. Istilah yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui komunikasi elektronik.
Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an pada saat komputer mikro danperalatan komunikasi mulai terjangkau secara personal sehingga memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah telecomutting diperkenalkan karena kelihatannya hal itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (comutte) ke tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer seperti progamer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat menciptakan perangkat lunak di rumah sama seperti di kantor.
B. Keuntungan Kantor Maya
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkanbeberapa keuntungan, sebagai berikut:
1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
2. Pengurangan biaya peralatan, dari pada menyediakan peralatan kantor bagi tiappegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya.
3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi danmendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatiandaripada biasanya.
4. Beberapa anggota tim virtual tidak perlu datang ke tempat kerja,
5. Memungkinkan perusahaan mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa batasan geografis. Geografis memanglah bukan kendala dalam Virtual Office ini.
6. Pekerja menjadi lebih fleksibel. Karyawan hanya duduk dan saling berkomunikasi di waktu yang sama, meskipun tanpa tatap muka.
C. Kerugian Kantor Maya
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itumelakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya, antara lain:
1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas darioperasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuangsewaktu-waktu.
3. Semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat menyebabkan rendahnyasemangat kerja pegawai.
4. Kesulitan dalam mengelola kinerja tim. Karena tidak adanya tatap muka, jadi pembentukkan susunan kinerja juga menjadi kendala. Termasuk dalam pengeleloaannya.
5. Kesalahah pahaman dalam komunikasi. Komunikasi yang tidak adanya interaksi sosial, juga dapat menjadikan sebuah masalah bagaimana menyikapi terhadap sesuatu. Terjadi perbedaan sudut pandang, jadi wajar saja jika dalam organisasi maya ini terjadi salah paham.
6. Bekerja pada sebuah proyek melalui virtual workspace menyebabkan kurangnya visibilitas proyek.
7. Kesulitan menghubungi anggotan lain ( pesan instan). Pesan yang di sampaikan selalu berbau instan dan jarang untuk bertatap muka.
8. Perbedaan zona waktu. Perbedaan waktu juga harus di perhatikan dalam organisasi maya ini geografi memang tidak masalah, tapi dari segi waktu harus diperhatikan.
JENIS-JENIS MESIN KANTOR
1. Mesin Ketik Manual
Adalah mesin yang pertama yang digunakan untuk mencetak kata.
Merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan perkantoran mesin ini digunakan tanpa memerlukan listrik
Jenis-jenis mesn ketik manual:
· Standar yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13 sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas double folio.
· Semi standar yaitu mesin tik berukuran 13 mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan dengan menggunakan kertas berukuran ½ kali folio
· Portable yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran 9 ½ hingga 10. Mesin ini akan dianggap sangat praktis karena terbentuknya yang mudah dibawa kemana-mana
2. Mesin Ketik Elektronik
Adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik
Mesin ketik ini memiliki cirri-ciri sebagai berikut:
· Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
· Komponen dan cara kerja mesin mekanis
· Tulis-tulisannya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar
Jenis huruf-huruf mesin tik elektrik antara lain
· Mesin tik elektrik dengan system huruf batang
· Mesin tik elektrik dengan system huruf bola
3. Mesin Hitung Manual
Mesin jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya relatif lama. Mesin jumlah manual termasuk salah satu jenis mesin hitung karena berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.
Jenis-jenis mesin hitung :
v Menurut kemampuannya dibedakan menjadi:
a. Mesin jumlah : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi dan mengalikan sederhana.
b. Mesin hitung : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi, mengalikan, membagi.
v Menurut tenaga penggeraknya dibedakan menjadi:
a. Mesin hitung tangan : mesin hitung yang digerakkan dengan tangan (tenaga manusia), dilengkapi dengan engkol.
b. Mesin hitung listrik : mesin hitung yang digerakkan dengan tenaga listrik.
v Menurut cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:
a. Mesin hitung mekanik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
b. Mesin hitung elektronik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya terdiri dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak saling bergerak, biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.
v Menurut jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:
a. Mesin hitung berkunci sepuluh : mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0 samapi 9.
b. Mesin hitung berkunci penuh : mesin hitung dengan kunci / tuts pada papan kunci jumlahnya banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.
v Menurut penyajian hasilnya dibedakan menjadi:
a. Mesin hitung pencetak : mesin hitung yang mencetak angka-angkanya pada kertas hitung / kertas roll.
b. Mesin hitung tidak mencetak : mesin hitung yang tidak, mencetak angka-angkanya pada kertas hitung
4. Mesin Penjilid
1. Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :
v Menurut jenisnya dapat dibedakan atas:
a. Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar.
b. Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.
v Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:
a. Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan.
b. Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.
2. Ciri-ciri mesin penjilid
v Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan menyerupai album foto.
v Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.
v Tenaga penggerak tangan
v Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
3. Cara kerja mesin penjilid
v Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.
v Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi.
v Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.
4. Cara pemeliharaan mesin penjilid
v Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
v Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.
v As dan per mesin sesekali diberi pelumas.
5. Macam-macam plastik penjilid yaitu:
v Plastik penjilid bulat
v Plastik penjilid oval
v Plastik penjilid punggung sempit.
KLASIFIKASI PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR
A. Macam Peralatan Kantor di Gedung Perkantoran Modern
Peralatan ini bersifat wajib dimiliki oleh sebuah kantor untuk menunjang kegiatan sehari-hari didalam kantor.
1. Komputer
Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang tekah diinputkan sebelumnya. Zaman sekarang komputer merupakan salah satu peralatan utamadalam perkantoran modern.
2. Printer
Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer baik berupa teks, gambar, tabel ataupun foto.
3. Mesin Fotocopy
Mesin Fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan kembali dokumen sengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik.
4. Scanner
Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotocopy. Hasil dari scanner ditampilkan dulu pada layar monitor computer, kemudian dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga hsilnya lebih bagus.
5. Mesin Laminating
Mesin Laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastic atau film. Mesin ini biasanya ada pada kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, pembuatan kartu identitas, misalnya KTP, SIM.
6. Mesin Ketik
Mesin Ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set timbol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.
B. Perlengkapan Perkantoran
1. Pengertian perlengkapan kantor
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor yaitu:
o Untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor;
o Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;
o Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan;
o Sebagai asset dan pelengkap kantor.
2. Jenis-Jenis Perengkapan Kantor
a. Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
ü Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.
ü Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.
b. Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.
3. Istilah-Istilah Perlengkapan Kantor
Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan perlengkapan kantor, yaitu sebagai berikut.
1. Bekal kantor (office supplies) adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor, benda tersebut tidak tahan lama. Misalnya: kertas, karbon, pita, mesin tik, dan sebagainya.
2. Mesin-mesin kantor (office machine) adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektronik, dan magnetik.
3. Peralatan kantor (office appliances) adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya : peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin atau alat tulis kantor (ATK).
4. Perabot kantor (office furniture) adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha. Misalnya: meja, kursi, lemari, dan sebagainya.
5. Perabot kantor tempelan (office fixture) adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya : lemari yang telah jadi satu dengan gedung, rak-rak yang menempel di dinding.
6. Hiasan kantor (office ornament) adalah benda-benda di kantor yang pada umumnya untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor. Misalnya : gambar-gambar atau foto-foto, dekorasi, pot-pot, dan vas bunga.
7. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi. Misalnya: interkom, telepon, faksimile, handphone, dan sebagainya.
8. Alat bantu peraga adalah alat yang dipergunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara penyaji dengan pendengar. Misalnya:tape recorder, video tape recorder, televise, dan sebagainya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar