Software aplikasi basis data

Software aplikasi basis data

Software basis data adalah software pengolah data yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat tersimpan dengan baik dan dapat di akses dengan mudah oleh pengguna.

Microsoft Acces merupakan salah satu merupakan program pengolah databse yang canggih yang digunakan mengolah berbagai jenis dat dengan pengoprasian yang mudah.

A.    Konsep Basis Data

Basis Data (Data Base)  dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal sebagai berikut:

-     memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan

-     menentukan kelompok/jenis arsip

-     memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map

-     menerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll

Upaya penyusunan/penempatan ini baru kita lakukan jika kita rasakan bahwa buku tersebut sudah cukup banyak.

Definisi:

Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan data. Basis adalah markas/gudang, tempat bersarang  atau  berkumpul,  sedangkan  data  adalah  representasi  fakta  dunia  nyata  yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan kombinasinya.

Basis data dapat didefinisikan dari beberapa sudut pandang:

1.   Himpunan  kelompok  data  (arsip)  yang   saling  berhubungan  yang  diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali secara cepat dan mudah.

2.   Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.

Prinsip kerja dari basis data dan lemari arsip adalah sama, terutama adalah untuk pengaturan data/arsip. Selain itu, tujuan utamanya juga sama, yaitu untuk kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data/arsip.  Perbedaannya hanya  terletak pada media penyimpanan yang digunakan. Jika lemari arsip menggunakan lemari besi atau kayu, maka basis data menggunakan media penyimpanan elektronis seperti disk (disket atau harddisk).

Satu hal yang harus diperhatikan bahwa basis data bukan hanya sekedar media penyimpanan data secara elektronis (dengan bantuan komputer), artinya tidak semua bentuk

penyimpanan data elektronis dapat disebut basis data. Kita dapat menyimpan dokumen berisi data dalam file teks (dengan program pengolah kata), file spredsheet dll, tetapi tidak dapat disebut sebagai basis data. Karena didalamnya tidak ada pemilahan dan pengelompokan data sesuai jenis/fungsi data, sehingga akan menyulitkan pencarian data kelak. Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah pengaturan/pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian data yang akan kita simpan sesuai fungsi atau jenisnya. Pemilahan/ pengelompokan/ pengorganisasian ini dapat berbentuk sejumlah file/tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian kolom-kolom/field-field data setiap file/tabel.

B.     Operasi Dasar Basis Data

Dalam sebuah disk, basis data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk, kita dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada file/tabel inilah sesungguhnya data disimpan/ ditempatkan.

Sebuah basis data umumnya dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik. Misalnya basis data kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori (pergudangan) dan sebagainya. Dalam basis data akademik, misalnya kita dapat menempatkan file mata pelajaran, file guru, file jadwal, file nilai dan seterusnya.

Oleh karena itu operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat meliputi:

-     Pembuatan basis data baru (create database) yang identik dengan pembuatan lemari rasip yang baru.

-     Penghapusan basis data (drop database) yang identik dengan perusakan lemari rasip.

-     Pembuatan  file/tabel  baru  ke  suatu  basis  data  (create  table),  identik  dengan penambahan map arsip baru.

-     Penghapusan file/tabel dari suatu basis data (drop tabel).

-     Penambahan/pengisian data baru ke sebuah file/table di sebuah basis data.

-     Pengambilan data dari sebuah file/tabel.

-     Pengubahan data dari sebuah file/tabel.

-     Penghapusan data dari sebuah file/tabel.

Operasi-operasi yang berkaitan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan operasi awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya, sedangkan operasi-operasi yang berkaitan dengan pengisian tabel merupakan operasi-operasi rutin yang dilakukan berulang-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang lebih tepat mewakili aktivitas pengelolaan (managment) dan pengolahan (processing) data dalam basis data.

C.    Tujuan Basis Data

Telah disebutkan bahwa tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan cepat. Secara lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti:

1.     Kecepatan dan Kemudahan (Speed)

Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah, daripada kita menyimpan data secara manual (non elektronis).

2.     Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)

Karena keterkaitan erat antara kelompok dalam basis data, maka redundansi (pengulangan) data pasti selalu ada. Dengan basis data, efisiensi/optimalisai penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah redundansi  data,  baik  menerapkan  sejumlah  pengkodean  atau  membuat  relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan.

3.     Keakuratan (Accuracy)

Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint) tipe data, domain data, keunikan data dan sebagainya yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan/penyimpanan data.

4.     Ketersediaan (Availability)

Pertumbuhan data sejalan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak semua data selalu kita gunakan/butuhkan. Karena itu kita dapat melakukan pemilahan data, sehingga data yang sudah jarang kita gunakan dapat kita pindahkan kedalam media penyimpanan off-line. Disisi lain, karena kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang tersebar di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisah-pisah dan disimpan di lokasi yang sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan pemanfaatan teknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu lokasi/cabang, dapat juga diakses (menjadi tersedia/avaible) bagi lokasi yang lain.

5.     Kelengkapan (Completeness)

Untuk mengakomodasi kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak hanya dapat menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam penambahan objek baru (tabel) atau dengan penambahan field-filed baru pada suatu tabel.

6.     Keamanan (Security)

Ada sejumlah sistem (aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan dalam sebuah basis data. Tetapi untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek keamanan juga dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kita dapat menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukan.

7.     Kebersamaan Pemakaian (Sharebility)

Pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja atau di satu lokasi saja oleh satu sistem aplikasi. Data pegawai dalam basis data kepegawaian , misalnya dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam perusahaan atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akuntansi, sistem inventori dan sebagainya). Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung lingkungan multiuser akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap dengan menjaga/menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yang bers0amaan) atau kondisi deadlock (karena banyak pemakai saling menunggu untuk menggunakan data)

 D.     Database dengan Microsoft Access

Database dalam Microsoft Office Access merupakan kumpulan informasi yang saling berhubungan dan terdiri atas beberapa komponen, yaitu: Table, Query, Form, Report, Macro dan Module.

Komponen Database:

1. Tables    : merupakan kumpulan data sebagai komponen utama dalam database.
2. Queries  :    berfungsi   menyaring   data   dari   berbagai   kriteria   dan   urutan   yang dikehendaki.
3. Forms    :    berfungsi  memasukkan  data,  menampilkan  data  serta  mengedit  data  dari suatu tabel dengan tampilan fomulir yang telah kita rancang sendiri.
4. Reports  :    berfungsi mencetak data dalam bentuk laporan.
5. Pages     :    berfungsi menciptakan halaman web berupa data access pages.
6. Macros  :  berfungsi mengotomastiskan perintah-perintah yang kita kehendaki dalam mengolah data.
7. Modules :  berfungsi  untuk  merancang  bermacam-macam  modul  aplikasi  dalam mengolah database tingkat lanjut sesuai yang kita kehendaki.

Tipe Data pada Access

Text

Pada tipe data ini jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type fieldadalah 255 karakter yang merupakan type default.

Memo

Pada tipe data ini, jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type field adalah 65.535 karakter.

Number

Merupakan tipe data yang digunakan untuk menampung type data angka.

Date/time

Jenis data yang disimpan adalah data tanggal dan waktu dengan besar memory 8 byte.

Currency

Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan angka dalam format mata uang. Besarnya memori penyimpanan adalah 4 byte.

Auto Number

Tipe data ini digunakan untuk memberikan penomoran secara otomatis (penambahan angka otomatis)

Yes/No

Tipe data ini berisikan data Yes atau No, Benar atau Salah, Ya atau Tidak.

OLE Object / Attachment

Tipe data ini dapat memuat gambar, grafis, video dan suara dengan ukuran maksimal 1 GB (batas atas Harddisk)

Hyperlink

Tipe data yang berisikan alamat hyperlink URL dengan panjang maksimal 64.000 karakter.

Lookup Wizard

Tipe data yang digunakan untuk menampilkan data dari tabel lain. Besar memori penyimpanan umumnya 4 byte.

E. Mengoprasikan  Microsoft Access

Untuk membuat database beserta tabel-tabelnya dengan menggunakan Microsoft Access, maka terlebih dahulu Anda harus memahami gambaran sebuah struktur database (baca disini: Database itu apa?). Perlu diketahui bahwa jika Anda ingin membuat suatu program, Anda memerlukan file database yang akan diproses. File database ini hanya dibuat struktur databasenya saja, tidak perlu diisi langsung record-nya. File database ini juga dibuat satu kali saja, selanjutnya melalui perintah-perintah program file database tersebut diproses.

Untuk membuat file database, Anda dapat menggunakan program Microsoft Access, SQL, atau Oracle. Pada artikel ini Anda menggunakan Microsoft Access, namun Microsoft Access yang akan ditulis disini hanya sebatas untuk membuat struktur databasenya saja.

 Untuk membuat database kosong dengan Microsoft Access lakukan langkah-langkah berikut:

1. Jalankan aplikasi Microsoft Access (yang digunakan pada artikel ini Microsoft Access 2003).
2. Pilih "Blank Database".
3. Setelah itu akan muncul tampilan kotak dialog File New Database yang meminta Anda untuk memberikan nama File Database serta memilih lokasi  di mana data akan disimpan.
4. Klik pada kolom file name, gantilah db1 dengan coba1.
5. Setelah nama database ditentukan pilih Create. Kemudian akan muncul tampilan seperti Gambar 1.

Gambar 1. Kotak coba1 Database

Membuat Tabel Database Baru

Setelah Anda selesai membuat database baru yang masih kosong yaitu coba1.mdb, langkah berikutnya yaitu merancang dan membuat tabel pada database tersebut, yang nantinya akan diisi. Namun sebelum Anda memulainya, terlebih dahulu Anda harus mengenal jenis data yang akan dipakai dan ditempatkan pada setiap field database. Jenis data tersebut adalah:

• Text, dapat menerima huruf, angka, tanda baca, dan spasi. Sebuah field yang berisi data teks ini dapat menampung 255 karakter, atau sebanyak yang kita inginkan yaitu dengan menentukan besarnya karakter data dengan mengatur properti Field size-nya.
• Memo, dapat menerima teks apa saja sebagai suatu keterangan atau catatan. Data ini dapat menampung 65.535 karakter.
• Number, berisi data bilangan yang digunakan untuk perhitungan matematis. Lebar kapasitas data ini bergantung pada properti fieldSize.
• Currency, berisi data bilangan yang digunakan dalam perhitungan matematis terutama untuk perhitungan yang berkaitan dengan uang termasuk data-data dengan 1 s/d 4 angka di belakang tanda desimal, besar nilainya tepatnya adalah -922.337.203.685.477.5808 s/d 922.337.203.685.477.5807.
• Yes/No, berisi nilai yes atau no, atau field yang hanya memiliki dua kemungkinan nilai (yes/no, on/off atau true/false).
• Auto number, berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik dimana secara otomatis diberikan oleh Microsoft Access saat record baru ditambahkan ke dalam tabel. Jenis data auto number ini memiliki sifat tidak dapat diubah-ubah nilainya oleh user.
• Date/Time, hanya dapat menerima tanggal/waktu, dan nilai datanya dari tahun 100 sampai dengan 9999.

Setelah Anda mengetahui jenis-jenis data yang dipakai dan ditempatkan pada setiap field database, maka berdasarkan jenis data tersebut, buat dan rancanglah sebuah tabel database baru dengan mengikuti langkah berikut:

1. Pada jendela database seperti pada Gambar 1, klik tombol New, setelah itu akan muncul kotak dialog New Table seperti pada Gambar 2.
2. Pada kotak dialog New Table tersebut, pilih Design View kemudian klik tombol OK, maka akan muncul kotak dialog Table database seperti Gambar 3.
3. Klik baris pertama dari kolom Field Name, kemudian ketikkan Kode Barang pada kolom Field Name tersebut sebagai nama field name. Field ini nantinya akan diisi data kode barang.
4. Tekan tombol Enter, maka pointer akan berpindah ke kolom Data Type. Isi teks pada kolom Data Type tersebut.
5. Tentukan lebar data pada field size dengan mengubah angka 50 menjadi angka 6.
6. Ulangi langkah 3 sampai 5 dengan berpindah baris, tambahkan field Nama Barang (tipe Text, Lebar 30), field Harga Satuan (tipe Number), dan field Banyaknya Barang (tipe Number, Integer).
7. Jika proses pengisian serta pembuatan tabel selesai dan Anda ingin menutup dialog Design Table, tutuplah Windows Table 1 dengan menekan icon "X" di pojok kanan window, kemudian klik tombol Yes untuk menyimpan tabel desain yang telah dibuat. Setelah Anda  menutup kotak dialog tabel, Microsoft Access akan menampilkan kotak isian "Save As", kemudian ketikkan nama tabelnya dengan nama yang Anda inginkan, misalnya "Barang" dan klik tombol OK untuk menutup kotak tersebut.
8. Microsoft Access kemudian akan mengingatkan bahwa tabel yang Anda buat belum mempunyai kunci primer (primary key). Saat ini kliklah tombol No.

Gambar 2. Kotak Dialog New Table


Gambar 3. Kotak Dialog Table Database

Memodifikasi Tabel Database

Karena suatu file database dapat terdiri atas satu atau banyak tabel, maka jika Anda membuka atau mengaktifkan satu file database, seluruh tabel dalam file database Microsoft Access yang Anda buka dapat langsung bisa dilihat, dipilih, atau diubah. Untuk itu lakukan langkah-langkah  berikut ini untuk membuka dan memodifikasi tabel database sebagai berikut:

1. Pilih dan buka file database yang telah Anda buat yaitu coba1 sehingga akan muncul kotak dialog database AVB.
2. Pilih tabel Barang yang ingin dimodifikasi (diperbaiki, dihapus, atau ditambah) field databasenya, kemudian klik Design, maka akan muncul kotak dialog tabel barang.
3. Modifikasi field database yang ingin Anda modifikasi, dengan menggunakan langkah-langkah yang hampir sama dengan membuat tabel database baru. Misalnya Anda tidak memerlukan field database harga satuan, maka kliklah harga barang lalu hapus field harga satuan sekaligus jenis tipe datanya. Namun jika Anda ingin mengganti harga satuan menjadi harga barang, kliklah field name "Harga Satuan" kemudian ganti menjadi harga barang.
4. Setelah selesai memodifikasi field database, tutup kotak dialog tabel barang tersebut dengan mengklik icon "X" pada kotak dialog tabel barang, kemudian klik Yes untuk menyimpan tabel database yang telah dimodifikasi tersebut.

F.  Menambah Dan Menghapus Record

Dengan menggunakan delphi 7 dapat dibuat aplikasi yang digunakan untuk melakukan editing database access dengan ekstensi .mds, pada tutorial kali ini akan dibahas cara untuk menambahkan dan menghapus record yang terdapat dalam file database eksternal dengan ekstensi .mds.
berikut langkah-langkahnya:


langkah 1
- buat form yang terkoneksi dengan database dan memiliki tampilan sebagai berikut:

- pada gambar diatas dapat dilihat telah dibuat koneksi dengan database melalui adoconnection dan adotable, hasilnya dapat langsung dilihat pada dbgrid. untuk melakukan koneksi database dapat dilihat disini
-  dibuat juga 2 buah kotak edit untuk melakukan input nama dan input umur.
-  selanjutnya dibuat 2 buah tombol untuk melakukan insert data dan delete data pada table dan hasilnya dapat langsung dilihat pada dbgrid.

langkah 2
- double click pada tombol masukan dan masukkan kode program berikut pada prosedurnya

• begin
• if edit1.GetTextLen = 0 then
•    showmessage('isi nama dahulu');
• if edit2.GetTextLen = 0 then
•    showmessage('isi umur dahulu');
• if (edit1.GetTextLen >0) and (edit2.GetTextLen>0) then
• begin
•   with table1 do
•   table1.Append;
•   table1nama.Value:=edit1.text;
•   table1umur.Value:=strtoint(edit2.Text);
•   table1.Insert;
•   table1.Next;
•   edit1.text:='';
•   edit2.Text:='';
• end;
• end;

- penjelasan
tombol ini digunakan untuk melakukan insert data ke dalam database. listing program pada tombol ini akan dibahas perbagian.
untuk melakukan pengisian data diperlukan 2 buah data yang diinputkan yaitu data nama dan umur karena itu untuk menghindari terjadinya error maka pada awal dituliskan listing:

• if edit1.GetTextLen = 0 then
•    showmessage('isi nama dahulu');

 

dengan listing diatas maka akan dicek apabila kotak edit1 masih kosong maka akan menampilkan pesan. perintah GetTextLen adalah perintah untuk mengambil panjang nilai karakter pada edit1. jadi jika edit1 belum diisi maka nilai GetTextLen akan sama dengan 0. begitupula dengan listing:

• if edit2.GetTextLen = 0 then
•    showmessage('isi umur dahulu');

 

untuk mengecek isi edit2. lalu listing:

• if (edit1.GetTextLen >0) and (edit2.GetTextLen>0) then

adalah untuk melakukan pengecekan apabila edit1 dan edit2 telah terisi maka program utama akan dijalankan. bila salah satu belum terisi maka proses insert data akan error. listing program utama:

•   with table1 do

 akan melakukan proses dengan melibatkan table1(adotable)

•    table1.Append;

perintah untuk mengaktifkan proses pengisian table sehingga table database dalam kondisi siap untuk diisi

•   table1nama.Value:=edit1.text;
•   table1umur.Value:=strtoint(edit2.Text);

field pada table 1 memiliki nama variabel tersendiri yang dapat diakses isinya, pada listing diatas adalah cara untuk melakukan pengisian field dari table tersebut. untuk nama dapat langsung diisikan karena tipe datanya sama yaitu string, sedangkan untuk umur perlu melakukan konversi dari string ke integer karena umur memiliki tipe data integer.

•   table1.Insert;
•   table1.Next;

data yang telah diisikan pada field sebelumnya belum sepenuhnya tersimpan pada database karena itu digunakan listing diatas. instruksi insert digunakan untuk melakukan insert data ke dalam table. dan instruksi next digunkan untuk mengganti posisi pointer sehingga dapat melakukan pengisian data selanjutnya.

•   edit1.text:='';
•   edit2.Text:='';

listing diatas adalah untuk mengosongkan isi dari edit1 dan edit2 setelah melakukan pengisian data sehingga siap untuk diisi data selanjutnya.

langkah 3
 - double click pada tombol hapus dan para prosedurnya isikan listing berikut:

• begin
• if table1.IsEmpty then
•  showmessage('tabel kosong')
• else
• table1.Delete  ;
• end;

-  tombol ini digunakan untuk melakukan penghapusan record pada table database. record yang dihapus adalah record yang ditunjuk oleh pointer(tanda segitiga hitam pada sebelah kiri dbgrid).
- pembahasan listing adalah sebagai berikut

• if table1.IsEmpty then
•  showmessage('tabel kosong')

listing ini digunakan untuk melakukan pengecekan kondisi table1 apakah kosong atau masih ada data di dalamnya, hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya error saat melakukan penghapusan tecord namun tidak ditemukan data. karena itu dengan listing ini maka saat tidak ada data di dalam table akan muncul pesan peringatan.

• else
• table1.Delete  ;

 listing selanjutnya digunakan untuk melakukan penghapusan record sesuai dengan posisi pointernya. cukup dengan menggunakan instruksi delete.


dengan demikian telah dapat dibuat apliaksi yang digunakan untuk mekaukan pengisian dan penghapusan data ke dalam table database dengan ekstensi .mds.